หลักการทั่วไปในการออกแบบจดหมายข่าวมี 2 เรื่องที่สำคัญ คือ สิ่งที่ต้องกำหนดและวางแผนก่อนการออกแบบจดหมายข่าว และองค์ประกอบ และการจัดวางองค์ประกอบในการออกแบบจดหมายข่าว
สิ่งที่ต้องกำหนดและวางแผนก่อนการออกแบบจดหมายข่าว
ก่อนจะทำการออกแบบจดหมายข่าวนั้น มีเรื่องต้องกำหนดและวางแผนเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบ ดังนี้
การกำหนดขนาดและรูปแบบของจดหมายข่าว
ในการกำหนดขนาดและรูปแบบของจดหมายข่าวนั้น สิ่งที่ต้องคำนึงเป็นการเพิ่มเติมจากการออกแบบสื่อสิ่งพิมพ์อื่นๆ คือลักษณะการนำส่งจดหมายข่าว เนื่องจากจดหมายข่าวส่วนใหญ่จะส่งให้ผู้ที่เป็นสมาชิกหรืออยู่ในกลุ่มขององค์กรนั้นๆ การนำส่งมักใช้ไปรษณีย์หรือบริการรับส่ง ดังนั้นจดหมายข่าวนั้นต้องมีขนาดที่สะดวกต่อการนำส่งโดยไม่เสียหายง่าย อีกทั้งต้องไม่สิ้นเปลืองค่าขนส่งจนเกินไป ขนาดที่เป็นที่นิยมมาก ขนาดหนึ่งคือขนาดเอสี่ จดหมายข่าวในปัจจุบันมีการจัดทำในรูปแบบต่างๆ เช่น เป็นแผ่นปลิวเพียงหน้าเดียว หรือพับครึ่งแล้วเย็บสันด้วยลวด เป็นต้น
รูปแบบของปกหน้าหรือหน้าแรกของจดหมายข่าว
จดหมายข่าวมีสองรูปแบบใหญ่ๆ คือ รูปแบบแรกเป็นการคัดข้อความย่อๆ ของเรื่องต่างๆ ในฉบับมานำเสนอ และรูปแบบที่สองเป็นการ นำเสนอเรื่อง ที่เด่นที่สุดในฉบับทั้งเรื่อง ดังนั้นก่อนออกแบบรายละเอียดจะต้องตัดสินใจ เลือกเสียก่อนว่าจะเลือกใช้รูปแบบใด
รูปแบบและขนาดตัวอักษร
ในการออกแบบจดหมายข่าวนั้น ควรกำหนดรูปแบบหลักๆ ของตัวอักษร สำหรับหน้าต่างๆ เอาไว้เพื่อให้เกิดความสม่ำเสมอ และความรวดเร็วในการออกแบบ จดหมายข่าวฉบับต่อๆ ไป นอกจากแบบแล้วก็ควรกำหนดขนาดเอาไว้ด้วย
ว่าตัวอักษรในส่วนใดควรจะมีขนาดเท่าใด โดยขนาดตัวอักษรที่ใช้เป็น ตัวพิมพ์เนื้อเรื่อง นั้นไม่ควรมีขนาดเล็กกว่า 12 พอยต์
ส่วนตัวอักษรที่ใช้เป็นตัวพิมพ์หัวเรื่อง หัวรอง ฯลฯ นั้นควรจะมีขนาดใหญ่ ตั้งแต่ 18 พอยต์ขึ้นไป อย่างไรก็ตาม เนื่องจากจดหมายข่าวมีกลุ่มผู้อ่าน ที่แน่นอน ซึ่งผู้จัดทำทราบแน่ชัด
ดังนั้นขนาดตัวอักษรจึงควรเลือกให้เหมาะสม เช่นอาจจะใช้ขนาดตัวอักษรที่ ค่อนข้างใหญ่ กว่าปกติหากกลุ่มผู้รับเป็นคนชรา เป็นต้น
การกำหนดขนาดและรูปแบบของจดหมายข่าว
ภาพประกอบในจดหมายข่าวควรได้รับการกำหนดล่วงหน้าเช่นเดียวกันกับตัวอักษรด้วยเหตุผลเดียวกัน เนื่องจากจดหมายข่าวมีหน้าต่างๆ หลายหน้า จึงควรกำหนดลักษณะภาพประกอบให้มีลักษณะเดียวกันเพื่อให้เกิดเอกภาพร่วมกันทั้งฉบับ
องค์ประกอบและการจัดวางองค์ประกอบในการออกแบบจดหมายข่าว
การออกแบบจดหมายข่าวนั้นมีลักษณะคล้ายกับการออกแบบหนังสือพิมพ์และนิตยสารปนกัน โดยเฉพาะจดหมายข่าว
ที่มีหลายๆ หน้า ทั้งนี้มีรายละเอียดที่เป็นพิเศษออกไป ดังนี้
หน้าแรกของจดหมายข่าว ห
น้าแรกของจดหมายข่าวมีความสำคัญเช่นเดียวกันกับปกหน้าของนิตยสาร เพราะปกหน้า เปรียบเสมือนหน้าตาของจดมายข่าวซึ่งจะก่อให้เกิดความประทับใจเมื่อแรกเห็น อีกทั้งยังเป็นโอกาสสำคัญที่สุดที่นักออกแบบจะใช้ใน การดึงดูดผู้ที่ได้รับจดหมายข่าวนั้นหยิบจดหมายข่าวขึ้นมาอ่านแทนที่จะโยนทิ้งไปแถบชื่อ หรือ หัวหนังสือ เป็นองค์ประกอบ สำคัญสุดของจดหมายข่าวก็ว่าได้ โดย
*คลิกที่ภาพเพื่อดูรายละเอียด*
1) เมื่อได้ทำการออกแบบหัวหนังสือแล้วจะต้องยึดรูปแบบเดิมนี้ไว้ตลอด
เพื่อให้ผู้ที่ได้รับจดหมายข่าวสามารถรับรู้ได้ทันทีที่ได้รับว่าเป็นจดหมายข่าวของใคร
เพื่อจะได้หันไปให้ความสนใจกับเรื่องเด่นในฉบับได้ในทันทีหัวหนังสือนี้มีหลักการ ออกแบบในลักษณะเดียวกับหัวหนังสือนิตยสารที่ได้กล่าวมาแล้ว
2) สารบัญของจดหมายข่าวจะแตกต่างจากสารบัญของนิตยสารหรือหนังสือ
ซึ่งมักแยกออกมาเป็นหน้าหนึ่งต่างหาก แต่สารบัญของจดหมายข่าวจะมีลักษณะเป็นพื้นที่
สี่เหลี่ยมเล็กๆ (Box) วางอยู่ในหน้าแรก เนื่องจากจุดประสงค์หลักของสารบัญนี้เพื่อช่วย
ให้ผู้อ่านสามารถค้นหา เรื่องที่ต้องการ ได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นในการออกแบบจึงควรเน้น
ความเรียบง่าย และทำให้พื้นที่ส่วนนี้แยกออกมาอย่างเด่นชัด ซึ่งอาจมีการใช้สีพื้นเป็นสี
ที่แตกต่างจากส่วนอื่นๆ ของหน้าแรก
องค์ประกอบอื่นๆ
ที่มีอยู่ทั้งในหน้าแรกและหน้าในนอกจากหัวหนังสือและสารบัญแล้วองค์ประกอบอื่นๆ ในหน้าแรก ของจดหมายข่าว จะมีความคล้ายคลึงกับหน้าใน ซึ่งแยกเป็นองค์ประกอบต่างๆ ได้ ดังนี้
*คลิกที่ภาพเพื่อดูรายละเอียด*
1) พาดหัว
ควรเน้นความสม่ำเสมอของทั้งรูปแบบและขนาดของตัวอักษร ไม่ควรเปลี่ยน รูปแบบและขนาดตัวอักษรบ่อยๆ เพราะเท่ากับว่า ไม่ได้ใช้ประโยชน์จากความคุ้นเคย ซึ่งผู้อ่าน มีมาจากการได้อ่านจดหมายข่าวฉบับก่อนๆ พาดหัวนี้จะเป็นตัวอักษรในรูปแบบ ที่มีหัวหรือ ไม่มีก็ได้แต่ต้องเป็นตัวที่อ่านไม่ยากจนเกินไปนัก
2) ข้อความ
เป็นข้อมูลมีปริมาณมาก ดังนั้นจึงควรคำนึงถึงความสะดวกในการอ่านนอก จากการใช้ขนาดของตัวอักษรแล้ว สีของตัวอักษรก็มีความสำคัญ โดยควรใช้สีดำหรือสีเข้ม เท่านั้น การใช้ตัวสีอ่อนบนพื้นสีเข้มจะอ่านยากกว่าการใช้ตัวสีเข้มบนพื้นสีอ่อนรูปแบบของ ตัวอักษรที่มีหัวเป็นรูปแบบที่มีความเหมาะสมสำหรับใช้เป็นข้อความเนื้อหามากกว่า ตัวอักษรที่ไม่มีหัว
3) ภาพประกอบ
เป็นองค์ประกอบที่ต้องการความสม่ำเสมอในการนำมาใช้เช่นเดียวกันกับ องค์ประกอบอื่นๆ หากเป็นภาพประกอบต้องพิจารณาเทคนิคที่เหมาะสมกับองค์กร เช่น ภาพวาดด้วยคอมพิวเตอร์กราพิกจะดูเหมาะสมกับจดหมายข่าวองค์กรที่เกี่ยวกับ
เทคโนโลยี เป็นต้น การใช้ภาพถ่ายก็ต้องพิจารณาในลักษณะเดียวกันเช่น ภาพขาวดำอาจจะ ดูเหมาะสมกับจดหมายข่าวขององค์กรสาธารณะกุศลมากกว่าภาพ 4 สีสดใส เป็นต้น
การออกแบบสิ่งพิมพ์เฉพาะกิจ
|
โปสเตอร์
|
แผ่นพับ
|
จดหมายข่าว
|
